Enterprise Search – Die richtige Information, zum richtigen Zeitpunkt.

Warum bewerten Unternehmen die Integration einer Enterprise Search-Lösung oftmals als kompliziert, zeitaufwendig und teuer? Sicherlich gibt es unter den Herstellern und Integratoren von Enterprise Search-Lösungen schwarze Schafe, die ihren Kunden den ein oder anderen überflüssigen Personentag an Dienstleistung in Rechnung stellen oder ein Projekt unnötig komplex gestalten. Doch Enterprise Search auf derartige Erfahrungen zu reduzieren, wäre fatal. Und so betrachten wir heute den Eingangssatz etwas genauer.

Die Integration einer Enterprise Search-Lösung ist kompliziert

Zugegebenermaßen, die Einführung einer Enterprise Search-Lösung sollte gut durchdacht und sorgfältig geplant werden. Fragen wie „Welche Datenquellen sollen an die Suche angebunden werden, welche Datenmengen haben wir jetzt und in fünf Jahren, wer wird die Suche später nutzen, wonach suchen meine Kunden – sprich Anwender und welche Rechte- und Rollenkonzepte regeln den Datenzugriff?“ müssen bereits vor Projektbeginn geklärt sein. Wichtig ist es, die Erwartungshaltung aller involvierten Zielgruppen an die neue Lösung in Form eines Anforderungskatalogs zu spezifizieren und kritisch auf die realistische Umsetzbarkeit und Notwendigkeit hin zu überprüfen. Aus unserer Erfahrung bestehen die beteiligten Parteien aus den Investitionsentscheidern, den Fachabteilungen, aber vor allem auch aus der IT-Abteilung. Die Ansprüche an eine solche Lösung sind bei jeder dieser Zielgruppen sehr unterschiedlich:

• Investitionsentscheider: Interessant sind hier weniger die Funktionalitäten als die Frage der TCO (Total Cost of Ownership) – mittel- und langfristig.
• Fachabteilungen: Der Fokus liegt auf den Funktionalitäten, der Handhabung und noch mehr auf der Qualität der Ergebnisse.
• IT-Abteilung: Wie schnell und unkompliziert und mit wie wenig Administrationsaufwand lässt sich die Lösung integrieren und langfristig betreiben.

Konnektoren – ein notwendiges Übel? Mitnichten. Gute Konnektoren sorgen für eine reibungslose Anbindung der unterschiedlichsten Datenquellen, so dass diese im zweiten Schritt indiziert und die Informationen daraus überhaupt erst gesucht werden können. Doch wie sehen Konnektoren für komplexe Datensysteme wie bspw. CRM- oder PLM-Systeme aus? IntraFind nutzt für derartige Applikationen den smarten XML-Konnektor. Definiert wird einmal ein Export-File mit den entsprechenden Profilfeldern einer Datenbank. Im Anschluss wird das XML-File auf dem Filesystem gespeichert, indiziert und danach automatisch gelöscht. Smart ist der XML-Konnektor auch deshalb, weil die Erzeugung eines definierten XML-Formats, z.B.beim nächsten Release des PLM-Systems, deutlich einfacher ist als die Anpassung eines aufwendig programmierten Konnektors.

In der Praxis bewähren sich Vorgehensweisen nach dem Motto „groß denken, klein anfangen“: auch eine Suchlösung, an die nur wenige Datenquellen angebunden sind, kann einen großen Mehrwert für die Anwender bedeuten – und nach einer erfolgreichen Einführung und der Akzeptanz durch die Anwender Schritt für Schritt um weitere Datenquellen erweitert werden. Hier wurde bereits ein weiterer essenzieller Punkt angesprochen: die Anwender. Erfahrene Projektleiter bestätigen immer wieder: holen Sie frühzeitig Ihre Anwender an Bord und gehen Sie gezielt auf ihre Bedürfnisse ein.

Die Konzeption einer Enterprise Search-Lösung ist zeitaufwendig

Glaubt man einigen Enterprise Search-Herstellern, so klingen deren Produkte beworben auf Webseiten oft wie ein Geschenk, welches man mit Schleifchen erhält, auspackt und sofort per Plug & Play benutzen kann. Doch wie sieht die Realität aus? Beschränkt man die Anwendung auf eine einfache, nicht rechte- und rollenbasierte Lösung (bspw. eine Konzernwebseite), so mag das vielleicht sogar richtig sein. Doch bezieht man z.B. unterschiedlich komplexe Datenquellen mit personenbezogenen Rechte- und Rollenkonzepten in die Betrachtung mit ein, bewegt man sich weit weg von Plug & Play und es beginnt das schaurige Spiel des Verbiegens eines monolithischen Systems.

Daher empfehlen wir vor der Umsetzung eines Enterprise Search-Projektes eine genaue Planung und Konzeption mit der Evaluierung Ihrer spezifischen Ansprüche an eine Suche. Ein guter Geschäftspartner wird Sie dabei professionell begleiten und mit Ihnen gemeinsam eine Projektplanung aufbauen. Eine vorausschauende Projektplanung bedeutet wertvolle Zeitersparnis: es lohnt sich, zu Beginn mehr Zeit in ein ausbaufähiges Enterprise Search-Gesamtkonzept zu investieren, als später an einer bereits implementierten Lösung zu verzweifeln, die künftigen Anforderungen (z.B. mehr Datenvolumen / Datenquellen / Standorte / Sprachen) nicht gewachsen ist – Stichwort: Skalierbarkeit der Lösung!

Der Kauf einer Enterprise Search-Lösung ist teuer

Auch diese Aussage ist irreführend. Teuer wird eine Enterprise Search-Lösung nur dann, wenn beispielsweise zur Anbindung jeder Datenquelle ein individueller Konnektor verwendet und im schlimmsten Fall neu entwickelt werden muss. Generische Lösungen wie der Einsatz eines Standard-XML-Konnektors sorgen für eine deutliche Minimierung der Projektkosten und sind zudem deutlich flexibler und funktionaler als eine direkte Anbindung der einzelnen Datenquellen an die Enterprise Search-Lösung.