Gerade bei den aktuellen Diskussionen um den Abhörskandal PRISM stellt man sich auch bei der Enterprise Search die Frage, wie sicher sind die Daten in den unternehmensweiten Netzen wie Intranet oder gar Extranet? Da die meisten Daten innerhalb eines Unternehmens nicht für alle Augen bestimmt sind und schon gar nicht für Augen außerhalb des Unternehmens, muss hier entsprechende Sicherheit gewährleistet sein.
Richtiges Rechtemanagement bei der Enterprise Search
Ein vernünftiges Rollenkonzept bzw. Rollenmanagement, welches eine gute Enterprise Search Lösung auf jeden Fall bieten sollte, ist die Basis dafür, dass entsprechende Daten auch nur an die jeweiligen Personen mit entsprechenden Rechten ausgeliefert bzw. bei den Suchergebnissen aufgelistet werden. Eine Basis hierfür kann ein schon bestehendes Zugriffssystem wie z.B. LDAP, Active Directory oder auch Single Sign On Systeme bieten.
Mit einer wachsenden Datenmenge aus bestehenden Datenbanken, CRM, CMS, DMS, ERP, Email-Systeme sowie Archive uvm. wächst die Problematik, dass sich die Suche eben nicht nur auf die klassischen Ablagesysteme begrenzt.
Prozessoptimierung durch vernünftige Sicherheit bei der Enterprise Search
Die einzelnen Systeme haben individuelle User Interfaces und wenn überhaupt eine Suchfunktion. Somit sind bei jedem System individuelle Zugangsdaten erforderlich. Mit der Einführung einer Enterprise Search Lösung, die über in entsprechendes Rechtemanagement verfügt, löst man das Problem bezüglich der Zugriffsproblematik. Zudem werden in erheblichem Maße die Prozesse in den Unternehmen durch die effizientere Aufgabenerledigung optimiert. Die Optimierung der Prozesse ist grundlegender Bestandteil einer unternehmensweiten Suche. Duch das schnelle Auffinden von Informationen sparen die Mitarbeiter der einzelnen Bereiche und Disziplinen letztlich Zeit und somit natürlich auch Kosten.