In Unternehmen entstehen täglich Unmengen von Daten. Um diese Daten jedoch wiederum beschreiben und somit kategorisieren zu können, ist es wichtig sogenannte Metadaten zu erheben. Als Metadaten bezeichnet man Daten, auch Metainformationen genannt, die strukturiert sind und Informationen über andere Datenressourcen enthalten. Die eigentlichen Daten werden von Metainformationen beschrieben.

Metadaten sind dann erforderlich, wenn in einem Unternehmen eine große Menge an Daten verwaltet werden muss. Diese richtig zu erfassen bzw. zu erheben, stellt sich jedoch oftmals als Problem dar. Hier hilt eine Unternehmenssuche, die bestmöglich automatisiert.

Die Art und Weise, wie Metadaten erhoben werden, ist je nach Einsatzgebiet unterschiedlich. Für die Metadaten, wie sie z.B. Webseiten beinhalten, gibt es ein Regelwerk der Dublin Core Metadata Initiative.

Tagging von Metadaten – Verschlagwortung automatisieren

Enterprise Search Lösungen bieten hier einen großen Vorteil. Metadaten werden hier nicht händisch erhoben sondern durch Tagging entsprechend automatisiert generiert. Dies hat den großen Vorteil, dass Metadaten wesentlich schneller und vor allen Dingen objektiv erhoben werden. Bei einer manuellen Verschlagwortung ist es sehr subjektiv, was der User als „Schlagwort“ oder auch „Tag“ interpretiert. Eine einheitliche Vorgehensweise des Taggings schafft somit eine einheitliche Datenstruktur.

Ein großer Vorteil des automatisierten Taggings ist, dass kein Prozess bezüglich der Datenerhebung im Unternehmen aufgesetzt werden muss. Anwendungsbeispiele für die automatisierte Erhebung von Metadaten gibt es zahlreich:

• Verbesserung der Suche
• Anreicherung der Informationen
• Steuerung von Workflows
• Identifikation Compliance-relevanter Daten oder
• Identifikation von Dokumenten, die aus Revisionsgründen in ein DMS oder Archiv überführt werden sollen
• Klassifizierungsaufgaben

Vollautomatische Metadatenanreicherung für Microsoft SharePoint-Instanzen, Dateisystemen, DMS oder Archivierungssystem sind weitere denkbare Integrationsmöglichkeiten.