Tagging Service – Was kann der Tagging Service und wer braucht ihn?

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IntraFind Tagging ServiceGerade im Bereich der Enterprise Search ist es für Unternehmen essentiell wichtig, unternehmensweite Daten richtig strukturieren zu können, um sie für den Suchenden schnell und unkompliziert auffindbar zu machen. Hierbei dient der Tagging Service, welcher bspw. als Ergänzung zu einer bestehenden Enterprise Search-Lösung wie dem IntraFind iFinder angeboten wird, als Möglichkeit, über Metadaten Inhalte richtig beschreiben zu können, sprich sie zu verschlagworten.

Gefahren des manuellen Taggings

Metadaten sind Informationen, die einen Text mit Schlagworten bspw. Entitäten inhaltlich beschreiben. In Unternehmen werden diese Metadaten oftmals manuell erstellt, was ein gewisses Risikopotential beinhalten kann, da hier das Verschlagworten, sprich das Taggen, durch den jeweiligen Anwender erfolgt. So liegt die Beurteilung des Inhalts bei der manuellen Verschlagwortung von Texten jeweils bei dem Autor, der einen Sachverhalt sicherlich immer subjektiv betrachtet.

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Besserer Überblick dank Enterprise Search und Linguistik

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Enterprise Search und LinguistikDie Welt ist digital – und das jeden Tag ein bisschen mehr. Unternehmen, Behörden und Organisationen sind auf Computer, Systeme und Programme angewiesen, mit denen sie ihre digitalen Daten und Dokumente verwalten können. Im Grunde stellt dies eine Arbeitserleichterung zur papierlastigen Arbeitsweise in früheren Zeiten dar, allerdings ist es auch Fakt, dass das in Unternehmen vorhandene Datenvolumen stetig wächst. Schnell entstehen folglich Probleme, wenn wichtige Dateien nicht mehr oder nicht rechtzeitig gefunden werden – ein Zeit- und Kostenaufwand, der für Unternehmen schnell zum Wettbewerbsnachteil werden und viel Geld kosten kann.

Mit Enterprise Search Geld und Zeit sparen

Interessenten, die sich mit dem Thema „Enterprise Search“ beschäftigen, suchen häufig erst einmal im Internet nach passenden Anbietern. Bereits diese Suche kann langwierig und kompliziert sein und führt oftmals zu den teuren und wenig anpassbaren Produkten US-amerikanischer Softwareriesen. Dabei gibt es auch einige etablierte Anbieter im deutschsprachigen Raum, die performante Enterprise Search-Lösungen zu einem fairen Preis-Leistungsverhältnis anbieten.

Der Softwarehersteller IntraFind aus München beispielsweise entwickelt Softwareprodukte, die das Suchen, Finden und Analysieren von Informationen aller verfügbaren Datenquellen eines Unternehmens ermöglichen. Mit der leistungsfähigen Enterprise Search-Lösung iFinder unterstützt IntraFind Anwender gezielt während des gesamten Rechercheprozesses und präsentiert als Ergebnis eine übersichtliche Liste relevanter Treffer.

Hohe Trefferqualität dank Linguistik – mit LISA ans Ziel

Ein Zusatzmodul des iFinder ist LISA, welches der linguistischen Erschließung und Aufbereitung von Texten dient. So werden beispielsweise gebeugte Wortformen auf ihren Grundkern zurückgeführt und die in der deutschen Sprache so häufigen Mehrwortbegriffe in ihre sinntragenden Einzelbestandteile zerlegt. Hierbei greift das System auf linguistische Verfahren und den Einsatz von Lexika und Grammatiken zurück.

Linguistik arbeitet auf den ersten Blick unauffällig im Hintergrund, unterstützt den Anwender jedoch optimal bei seiner Recherche und bringt ihn so bestmöglich ans Ziel. Groß- und Kleinschreibung, Singular- und Plural-Formen, Tippfehler sowie verschiedene Schreibweisen eines Wortes werden bei der Verarbeitung der Suchanfrage berücksichtigt und erhöhen so die Trefferquote. Kurz auf den Punkt gebracht: der Einsatz von Linguistik-Software wie LISA sorgt für Vollständigkeit und Präzision bei der Suche, in Fachkreisen „high recall and precision“ genannt.

Bei der Informationsbeschaffung kann weiterhin als Alternative auch das aus frühen Suchapplikationen bekannte Verfahren „Stemming“ greifen, welches für die Erzeugung von Grundformen gängige Wortendungen erkennt und abtrennt. Manko: Das Ergebnis kann qualitativ schlechter ausfallen als bei Verwendung der vorher beschriebenen linguistischen Verfahren und zu unerwünschten Resultaten führen (Beispiel: Bildung derselben Grundform „reis“ durch Stemming aus den inhaltlich völlig unterschiedlichen Wörtern „Reis“ und „reisen“ bzw. „Reise“).

Datenwachstum versus Informationschaos

Zusammenfassend kann man festhalten: Der Einsatz leistungsfähiger Softwarelösungen kann den Arbeitsalltag in Unternehmen erleichtern. Sie helfen dabei, das unaufhaltsame Datenwachstum zu regulieren sowie Informationen effizient zu strukturieren und bereitzustellen. So können – oftmals geschäftskritische – Recherchen zeit- und kostensparend vorgenommen und unnötiger Mehraufwand verhindert werden.

Lucene, Solr und ElasticSearch – Open Source-Suchtechnologien mit Potenzial

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Enterprise Search-Lösungen als Helfer in der Informationsflut

Enterprise Search LösungenGroße Datenmengen, diverse Speichersysteme und Ablageorte, Zeitdruck und wo war noch gleich das Protokoll des letzten Projektmeetings in der aktuellsten Version?
Szenen wie diese spielen sich tagtäglich in Unternehmen ab: Wertvolle Arbeitszeit wird für die hektische Suche nach Dokumenten verschwendet, an deren Existenz man sich oft nur noch vage erinnert. Führt die Suche nicht zum Erfolg, werden Kollegen involviert oder das benötigte Dokument gleich noch einmal komplett neu erstellt.

Dabei liegt die Lösung dieser Problematik auf der Hand: Unternehmen benötigen clevere und einfach bedienbare Softwaretools, um ihre kontinuierlich wachsenden Informationsmengen zu strukturieren und Unternehmensinformationen für Mitarbeiter und Kunden effizient bereitzustellen. Einen Lösungsansatz bietet die Einführung einer unternehmensweiten Suche (Enterprise Search).

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Webcast am 28.03. Automatische Verschlagwortung – Fragen und Antworten zum Tagging Service

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Tagging Service Enterprise SearchFür die automatische Verschlagwortung kursieren unterschiedlichste Begrifflichkeiten: Metadaten, Schlagworte, Keywords, Tags, Tagging – all diese Begriffe stehen in einem Zusammenhang. Und was waren noch mal Entitäten? Wofür brauche ich eine automatische Verschlagwortung in meinem Unternehmen?

In unserem Webcast am 28. März gehen wir auf Ihre Fragen ein. Wir beleuchten anhand unserer Live-Demo:

– Wie IntraFind Metadaten generiert und wie wir qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielen.
– Wir erläutern Ihnen anschaulich, wie unser Verschlagwortungsprozess unterstützt und welche Vorteile Sie erzielen.
– Wie sehen aktuell klassische Tagging Projekte aus.

All diese Fragen, praxisrelevante Beispiele und vor allem Ihre Fragen stehen in diesem Webcast im Fokus. Nehmen Sie teil und stellen Sie Ihre Fragen rund um den Bereich des Taggen, des automatischen Verschlagwortens.

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IntraFind gewinnt MTU als neuen Kunden.

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MTU Aero Engines beauftragt IntraFind mit der Realisierung einer Enterprise Search-Lösung für das Intranet, TeamCenter und Star

München, 18.03.2013 Der führende deutsche Triebwerkshersteller MTU Aero Engines entwickelt, fertigt, vertreibt und betreut zivile und militärische Luftfahrtantriebe aller Schub- und Leistungsklassen sowie stationäre Industriegasturbinen. Derzeit beschäftigt die MTU rund 8.500 Mitarbeiter und circa 5.000 greifen regelmäßig auf interne Projekt- und Produktinformationen zu.

Im Zuge eines Ausschreibungsprozesses mit namhaften Enterprise Search Herstellern, entschied sich die MTU für die Suchlösung von IntraFind. Die Entscheidung basierte vor allem auf der Durchführung eines unkomplizierten Proof of Concept, in welchem sich der Kunde von den qualitativ hochwertigen Produkten iFinder Enterprise Search, der Linguistik Komponente LISA sowie der Ähnlichkeitssuche SimFinder überzeugen konnte.

IntraFind arbeitete gemeinsam mit den Projektleitern der MTU ein Konzept aus, welches vor allem Rechercheprozesse und –möglichkeiten in unterschiedlichen Datenquellen und unter Berücksichtigung verschiedener Rechte- und Rollenkonzepte ermöglicht sowie die Suche im Intranet umfasst. Im Vordergrund steht dabei eine einfache Bedienbarkeit der Plattform um eine große Akzeptanz zu erreichen aber auch eine optimale Integration der Lösung in die bestehende IT-Landschaft. Diese Attribute erfüllt IntraFind.

Nach der CeBIT ist vor der CeBIT. Und eine Nachlese zur Promise von Dr. Christoph Goller.

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Nach der CeBIT ist vor der CeBIT. Und wie jedes Jahr werden die Zahlen der Messe veröffentlicht und interessant interpretiert. Spiegel Online befasste sich mit diesem Phänomen und stellte die Frage, ob diese weltweit größte IT-Messe noch zeitgemäß oder bereits von der CES in Las Vegas bzw. von der Mobile World in Barcelona überholt ist.

Am Mittwoch, 2. Messetag und in der Regel der bestbesuchte CeBIT-Tag, machte ich mir mein eigenes Bild. Ein Tag in Hannover, einen Tag Messeluft schnuppern, frühere Kollegen, gute Geschäftspartner, alte Bekannte und Freunde treffen. Natürlich trumpften IBM, Microsoft, T-Systems & Co mit großen auffälligen Messeständen auf. Doch konnte man sich vor 10 Jahren auf dem Microsoft-Messestand nur durchschieben, blieb heute viel Weitblick und Raum für Bewegung. Die Hallen wirkten leer und schienen sich eher durch Ausstellerpersonal als durch Fachbesucher zu füllen. Meine Kollegen berichteten sogar von nie dagewesenen freien Sitzplätzen in der Straßenbahn und leeren Parkhallen, die in der Vergangenheit bereits um 8 Uhr morgens wegen Überfüllung geschlossen waren.

Angekommen an unserem Messestand in Halle 3 war zwar die Besucherdichte auch nicht frappierend höher, aber durch die zahlreichen kleinen und mittelgroßen Anbieter von ECM-, CRM- bis Enterprise Search-Lösungen doch von interessanten und abwechslungsreichen Gesprächen geprägt. Meine Kollegen waren beschäftigt. Unsere Marketing-Aktionen im Vorfeld hatten gegriffen und gezielt nach Search-Applikationen suchende Interessenten fanden uns. Qualität vor Quantität. Feedback meiner Kollegen: die Gespräche, die wir hatten, waren sehr gut. Für uns erfüllte sich somit die Mission der Messe, man würde Erfolg nicht daran messen, von Jahr zu Jahr neue Besucherrekorde zu brechen, sondern stattdessen auf die richtigen Besucher achten.

Ein Highlight für IntraFind war die Einladung von Dr. Christoph Goller, Leiter Forschung, zum PROMISE Network of Excellence, die einen Technology Transfer Day auf der CeBIT veranstalteten. Ziel dieses Netzwerkes ist die Erarbeitung von Standards und Benchmarks für die Evaluierung von komplexen multimedialen und multilingualen Information Retrieval Systemen. Dr. Goller fasst die Veranstaltung wie folgt zusammen:

„Im Rahmen des Technology Transfer Days wurden Softwareherstellern und Anwendern die bisherigen Projektergebnisse aus dem Bereich Information Retrieval vorgestellt.

Auftakt der Veranstaltung war die Panel Diskussion am 5.3., in der Steven Arnold, ein bekannter Analyst aus dem Bereich Information Retrieval, den geringen Fortschritt in der Praxis des Information Retrieval kritisierte. Im ganztägigen Workshop am 6.3. gab es interessante Anwender-Präsentationen, unter anderem von Emma Bayen vom National Archive UK. Wie viele Anwender sind diese gerade dabei, von Autonomy auf Lucene umzusteigen, da die Qualität der Autonomy Produkte die hohen Lizenzkosten in keiner Weise rechtfertigt. Weitere Anwendervorträge stellten Probleme und Lösungen beim Einsatz von Information Retrieval im Gesundheitsbereich dar.

Martin Braschler von der Züricher Hochschule für angewandte Forschung stellte als Projektergebnis einen pragmatischen Ansatz zur Evaluierung von Information Retrieval Systemen vor. Man muss hier anmerken, dass das Projekt PROMISE im akademischen Bereich viel zu Evaluierungskampagnen (CLEF, TREK) beigetragen hat. Hier ist jedoch immer die Existenz eines Testkorpus (Gold Standard) erforderlich. In der Praxis z.B. im Bereich Enterprise Search ist ein solches Vorgehen unmöglich. Deshalb sind der vorgestellte pragmatische Ansatz und der verwendete Kriterienkatalog besonders interessant. Der pragmatische Evaluierungsansatz wurde an einer Vielzahl von öffentlich zugänglichen Search Engines großer Unternehmen und Organisationen getestet. Das ernüchternde Ergebnis: die meisten Implementierungen schnitten nur sehr durchschnittlich ab. Oft waren die Indexe nicht aktuell oder vollständig. Die Tester konnten relativ leicht Dokumente ausmachen, die nicht über die Suche auffindbar waren. Auch die Qualität der Trefferlisten ließ sehr oft zu wünschen übrig. Wichtige IntraFind Alleinstellungsmerkmale wie Lemmatisierung und Decompounding und die Nutzung von Thesauren auch für die Crosslinguale Suche spielen übrigens in diesem Kriterienkatalog eine wichtige Rolle. Interessant ist auch zu bemerken, dass die mangelnde Qualität unabhängig von den Herstellern der Systeme festgestellt wurde. Auch eine auf die jeweilige Domäne eingeschränkte Google Suche schneidet nicht besser ab.

Vonseiten der Hersteller und Analysten möchte ich noch den Vortrag von Tony Russle-Rose erwähnen, der verschiedene Arten von Suchen und Informationsbedürfnissen von Nutzern analysierte. Henrik Strindberg von Findwise berichtete über ihre Service-Orientierte Architektur, die sehr ähnlich zu unseren IntraFind Ansätzen ist. Er schlägt ein offenes Dokumentenmodell vor, auf dem verschiedene NLP-Verfahren mit SOA-Schnittstellen ihre Annotationen schreiben könnten. Im EU Projekt Panacea wurde ein solches Modell bereits entwickelt. Gregory Grefenstette von Exalead stellte verschiedene Arbeiten aus dem Quäro-Projekt vor, hauptsächlich ging es um Multimedia Suche (Bilder und Sprache).

David Hawking präsentierte die Suchmaschine von Funnelback. In diesem System kann man besonders viel Einfluss auf das Scoring der Dokumente nehmen. Die Experten von Funnelback sehen ein Projekt auch nicht nach der Installation des Produktes als beendet an, sondern legen  sehr viel Wert auf eine ständige Pflege und Wartung des Systems. Dadurch erhöhen sie deutlich die Benutzerzufriedenheit. Da steckt aus meiner Sicht für alle Anbieter sehr viel Potential, denn auch ein SAP System kommt nicht ohne ständige Wartung aus.

Ich selbst hatte die Ehre, die IntraFind Enterprise Search Lösung zu präsentieren. Ich referierte über die enormen Verbesserungen in Lucene 4 und zeigte, wie wir durch Nutzung von qualitativ hochwertiger morphologischer Wortnormalisierung & Kompositazerlegung, Informationsextraktion und Textklassifizierung die Qualität der Trefferlisten maßgeblich verbessern können. Außerdem regte ich anhand von Beispielen von Google (Knowledge Graph) und IntraFind (Natürlichsprachliche Suche) eine Diskussion über die semantische Suche an.“

Google Mini – Gibt es eine Alternative?

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Google Mini Alternative Enterprise SearchEine schnell nutzbare Suchlösung für Internet- oder Intranetseiten – mit diesem Ansatz baute Google vor Jahren eine Appliance namens Google Mini und richtete sich mit dem Angebot der internen Unternehmenssuche an das klassische KMU Segment. Seit Juli 2012 nun bietet Google diese Appliance nicht mehr an. Support wird aktiv nicht mehr angeboten, „Hilfe“ erhält man nur noch über Foren und die Google-eigene Hilfeseite. Zahlreiche mittelständische Kunden suchen nun nach Alternativen.

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Quo Vadis Big Data?

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Big DataDas erste Mal, als ich über Big Data nachdachte, kannte ich diesen Begriff noch gar nicht. Ich fragte mich lediglich, wie Unternehmen in der Zukunft mit der enormen stetig anwachsenden Datenmenge zurechtkommen und wie Mitarbeiter relevante Informationen aus dem Überfluss an Quellen noch entschlüsseln sollen?

Als die Industrie sich schließlich auf einen Top Term einigte – nämlich Big Data, hatte das Kinde einen Namen und ich einen Anhaltspunkt, an dem ich mich orientieren konnte. Big Data – das rapide ansteigende Geschäftsdatenvolumen

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Live Webcast am 26.2.2013 Anbinden von Systemen an eine Enterprise Search-Lösung

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Enterprise Search

Eine erfolgreiche Enterprise Search-Lösung zeichnet sich vor allem durch eine übergreifende Möglichkeit der Informationsbeschaffung aus. Doch um diesen Aspekt zu erfüllen, ist es erforderlich, Datenquellen unterschiedlichster Couleur in eine intelligente Suche einzubeziehen.

Diese Anbindung von Systemen an eine Enterprise Search-Lösung betrachten wir in unserem Webcast genauer, denn sie stellt in vielen Suchprojekten den größten Kostenfaktor dar. Die Herausforderungen sind dabei vielschichtig und können technisch aber vor allem auch organisatorisch bewertet werden.

Wichtige Aspekte des Webcasts sind:

– Die Vorstellung   unterschiedlicher Arten der Anbindung komplexer Datenquellen – vom Crawler   bis zur nativen Anbindung
– Die Sicherstellung   der Aktualität der Inhalte
– Die Umsetzung und   das Abbilden komplexer Rechte- und Rollenkonzepte in einer Suche
– Die Umsetzung der   Anbindung sehr heterogener Berechtigungssysteme
– Die Vereinheitlichung   von heterogenen Metadaten für eine qualitativ hochwertigere Suche

Zusätzlich beleuchten wir die unterschiedlichen Möglichkeiten der Anbindung von Datensystemen und stellen Ihnen bspw. einen neuen, sehr generischen Weg anhand von Praxis- und Kundenbeispielen vor.

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Enterprise Search – welche Themen sind für die Zukunft relevant?

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Enterprise SearchMit Enterprise Search ist die unternehmensweite, inhalts-relevante Suche gemeint. Computergestützt und unter Zuhilfenahme einer Suchmaschine, die üblicherweise unternehmensintern gebunden ist, wird der gesuchte Content aufgelistet. Dabei findet die Suche jedoch nicht direkt auf den Datenquellen statt, sondern läuft über den Suchindex, der vor allem interne Daten bzw. Datenquellen beinhaltet. Zu diesen Daten gehören beispielsweise Datenbanken sowie Eintragungen in Dateisystemen. Aus der Perspektive der Unternehmen besteht der Zweck von Enterprise Search in der zielorientierten Unterstützung bei der Suche nach Informationen, die für die Arbeit der Mitarbeiter wichtig sind.

Die von Enterprise Search gefundenen Dateien werden im Anschluss an die Suchanfrage in Form von Textauszügen aufgeführt. Auf diese Weise wird schnell deutlich, wie relevant die Resultate tatsächlich sind. Außerdem lässt sich die Indexierung entsprechend einstellen, sodass die einzelnen Quellen nach Aktualität sortiert sind, was ebenfalls die schnelle Erkennung vereinfacht.

Die Relevanz von Enterprise Search

Durch die enorme Größe einiger Unternehmen bzw. Organisationen ist nicht immer erkennbar, wie effizient das gebündelte Wissen ist und wo es genau zu finden ist. Gerade bei international agierenden Unternehmen kommt es auf eine optimale Vernetzung an, damit die Zusammenarbeit gut funktioniert. Dies wird unter anderem durch ein firmeninternes Wissensmanagement ermöglicht, doch auch ein schnelles Auffinden von Informationen gehört dazu. Eine hochwertige und intelligente Software für Enterprise Search spielt somit eine wichtige Rolle, denn diese spart Zeit und Kosten.

Die Funktionsweise von Enterprise Search und anderen Suchmaschinen

Üblicherweise bestehen Suchmaschinen aus drei Komponenten: dem Crawling oder Indexing Engine, dem Query Engine und dem Ranging oder Relevancy Engine. Der Crawling bzw. Indexing Engine beschafft die Daten und Dokumente aus den Datenquellen und führt sie anschließend entsprechend in einer Struktur auf, die wiederum die Suche vereinfacht. Gleichzeitig erstellt der Crawling Engine Caches der Dokumente, damit eine Dokumentvorschau dargestellt werden kann. Dieser Index wird von dem Query Engine durchlaufen, um die Treffer aufzulisten. Daraufhin sortiert der Ranking oder Relevancy Engine die Treffer in der gewünschten Reihenfolge. Die Oberfläche wird zumeist durch einen Webbrowser dargestellt, sodass die Suchergebnisse ähnlich wie bei Internet Search Engines aufgeführt werden.

Komponenten

Das Backend ist eine der Hauptkomponenten von Enterprise Search und beinhaltet zunächst die verwendeten Konnektoren sowie den Crawler, den Indexer und die Parser, die für die Suchanfragen erforderlich sind, die von den einzelnen Frontends kommen. Die Suchanfragen werden weitergeleitet, damit die tatsächliche Suchmaschine die Daten aus der aufgelisteten Datenbank zieht. Das einzelne Frontend kann aus einem einfachen Eingabefeld bestehen oder weitere Anzeigen beinhalten wie die Anzeige von verwandten Suchobjekten oder Navigationshilfen. Je weiter die Treffer durch Begriffe oder Kriterien eingeschränkt werden, desto eindeutiger sind die Resultate. Das Frontend ist üblicherweise auch für die Formatierung der Ergebnisse zuständig, ebenso für komfortable Bedien-, Speicher- und/oder Suchfunktionen.

Erforderliche Schnittstellen für Enterprise Search

Die meisten Anbieter von Enterprise Search setzen auf Adaptoren oder auch Konnektoren, die ein Unternehmensprogramm unterstützen, sodass die gesuchten Inhalte in den Ergebnissen angezeigt werden können. Eine Kundendatenbank kann beispielsweise direkt abgefragt werden, Plugins ermöglichen die Einbindung von E-Mail-Programmen für festgelegte Gruppen, und Content- und Dokumenten-Managementsysteme können ebenso verbunden werden. Eigene Netzlaufwerke und Filesysteme sind eine weitere Möglichkeit für die Verbindung der Arbeitsplätze und Gruppen. Teilweise werden auch Konnektoren für Federated Search verwendet, durch die eine Suchabfrage an das entsprechende Zielsystem weitergeleitet wird.

Der effektive Einsatz von Suchmaschinen

Datenbanken dienen im ursprünglichen Sinne der Verwaltung von strukturierten Inhalten. Im Gegensatz dazu unterstützen Suchmaschinen und die Erschließung von Inhalten, die nicht notwendigerweise strukturiert sein müssen. Unstrukturierte Inhalte werden ebenso durchsucht und aufgelistet. Ein weiterer Unterschied zwischen Datenbanken und Suchmaschinen zeigt sich bei der Menge der zu durchsuchenden Datenquellen. Während bei einer Datenbank zumeist nur eine einzelne Quelle durchsucht wird, kann Enterprise Search in mehreren Quellen gleichzeitig suchen. Außerdem erfordert eine Abfrage in der Datenbank eine spezielle Sprache, beispielsweise SQL, während sich die Abfragesprache bei Enterprise Search sehr viel einfacher gestaltet. Der große Vorteil von Suchmaschinen liegt vor allem in der Schnelligkeit, denn die Abfrage benötigt normalerweise nicht länger als eine Sekunde. Im Vergleich dazu dauert eine Datenbankabfrage manchmal mehrere Stunden.

Ein Blick in die Zukunft

In der Studie „The Diverse and Exploding Digital Universe“, durchgeführt von den Marktforschern von IDC, wurde ein extremer Anstieg der Menge an digitalen Informationen sowie der Format-Varianten prognostiziert. Die IT-Abteilungen in den Unternehmen und Organisationen sind für die enorme Datenmenge verantwortlich, was ihre Aufgabe sehr komplex macht. Speichern, Bereitstellen, Übermitteln und Datenschutz, das alles liegt in den Händen der IT-Manager, die immer näher an ihre Grenzen kommen. Daher setzen die Unternehmen vermehrt auf einheitliche und zentralisierte Systeme, die die Datenverwaltung optimieren sollen. Die üblicherweise verwendeten DMS-Lösungen sind jedoch nicht dazu konzipiert, die enormen Mengen an Daten zu verwalten. In der Folge fällt es den Mitarbeitern immer schwerer, die gesuchten Informationen zu finden. Das Verwalten, Suchen und Auffinden von Informationen – also das Wissensmanagement – wird dadurch zu einem relevanten Thema gerade für die großen Unternehmen.
Die IT-Sicherheit spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, denn häufig sind es gerade die kostenlos verfügbaren Suchmaschinen, die Lücken aufweisen. Diese Programme erstellen teilweise ein Inhaltsverzeichnis, das wiederum in Berichtform von den Suchmaschinen in das externe Umfeld übertragen wird. Die Datenschutzrichtlinien werden dadurch gefährdet, auch wenn persönliche Daten angeblich sicher sind. Im Gegensatz dazu halten Enterprise Search Lösungen die sicherheitsrelevanten Vorgaben ein, da sie komplett intern arbeiten und das Risikopotential entsprechend minimieren.

In den USA haben bereits einige effektive Enterprise Search Lösungen auf den Markt Fuß gefasst, . Eine Verbesserung des Datenschutzes mit seinen Richtlinien gehört ebenso mit dazu wie eine politische Unterstützung der Forschung und Entwicklung in diesem Bereich.