Automatisiertes Dokumentenmanagement in deutschen Unternehmen: wohin geht die Reise?

Umfrage Print- und DatenmanagementIm Fokus einer aktuellen IDC-Studie¹ stand das Print- und Dokumentenmanagement von Unternehmen in Deutschland unter folgender Fragestellung: Welche Trends und Vorgehensweisen sind erkennbar und wie sehen die Planungen und Investitionen für die kommenden Jahre aus? Befragt wurden IT- und Business-Entscheider aus 220 Unternehmen mit mindestens 200 Mitarbeitern.

Fachabteilungen benötigen Unterstützung beim Umgang mit Dokumenten und Informationen

Bei 47% der befragten Entscheider aus den Fachabteilungen stand der Wunsch nach dem Schutz geschäftskritischer Informationen an oberster Stelle, dicht gefolgt von der Optimierung und besseren Unterstützung ihrer dokumentenintensiven Geschäftsprozesse (45%). Diese wichtigsten Anforderungen gilt es seitens der IT zu lösen. Für die IT-Verantwortlichen stand neben der IT-Sicherheit (69%) vor allem die Senkung der IT-Kosten (47%) im Fokus. Im Vergleich zur IDC-Vorgängerstudie aus dem Jahr 2012 zeigte sich, dass die Verbesserung dokumentenintensiver Prozesse deutlich stärker in das Bewusstsein der Verantwortlichen gerückt ist – dies gilt sowohl für die IT- als auch für die Fachabteilungen.

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Big Data im Marketing – Chancen und Möglichkeiten

Big Data im MarketingZahlreiche Untersuchungen zeigen auf, dass Unternehmen, die ihre Zielbestimmungen auf Basis von Fakten, Daten und direkt darauf aufbauenden Analyse-Werkzeugen begründen, sich besser im Markt behaupten können, als Unternehmen, die eher situativ arbeiten oder sich auf früher bewährte Grundsätze verlassen. Relevant für diese Trendumkehr ist auch das Buzzword „Big Data“, das gegenwärtig die Diskussion im Medien- und Marketing-Bereich zu bestimmen scheint. Da immer mehr Daten über die Kunden und Ansprechpartner anfallen und somit immer mehr komplexe Auswertungsalgorithmen möglich werden, stellen sich diejenigen Unternehmen zukunftsfähig auf, die hier Big Data nutzen, um zu neuen und besseren Strategien zu kommen.

Notwendigkeit für neue oder verbesserte technischer Hilfsmittel bei Big Data

Wer die Motivation und das Verhalten seiner Kunden und Interessenten quantifiziert und punktgenau bestimmen kann, der kann besser auf deren Bedürfnisse eingehen und sichert sich so mittels Big Data langfristig den Geschäftserfolg. Doch ohne neue technische Hilfsmittel oder verbesserte Auswertungsalgorithmen ist dies nicht leistbar, insbesondere wenn man das unternehmerische Handeln in Echtzeit durch die Ergebnisse von Big Data verbessern möchte. Die umfangreichen Datenbestände, die aus den Online-Kauf- und Bestellvorgängen resultieren, müssen intelligent ausgewertet werden, damit aus den unverbundenen Daten Sichtweisen auf das tatsächliche Verhalten der Kontaktpersonen abgeleitet werden können.

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Auf welche technologischen Grundlagen baut Google seine „Semantische Suche“ auf?

Semantische Suche„Semantische Suche“ ist ein schönes Buzzword — es bietet (so wie „Big Data“) die nötige Unschärfe um als Projektionsfläche für Geek-Träume einer fernen SciFi Zukunft zu dienen. Nun, was versteht Google unter semantischer Suche und worauf basieren dessen Lösungen?

Grundbaustein für Googles semantischer Suche ist der sogenannte Knowledge Graph (KG), ein Wissensnetz von öffentlich zugänglichen semantisch annotierten Daten (im Sinne des semantic web). In diesem Graph werden Entitäten (Personen, Orte, Organisationen, etc.) und deren Beziehungen zueinander hinterlegt. Von Google genannte Quellen für Inhalte sind: der „CIA World Factbook“, Freebase und Wikipedia. Die Befüllung des KG erfolgt somit hauptsächlich manuell (2013 hatte der KG eine Mächtigkeit von knapp 600Mio Entitäten und Fakten).

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Was bringt die Semantische Suche bei Enterprise Search Projekten?

Semantische Suche

Die Semantik handelt von der Bedeutung, die Semantische Suche ist also eine Suchfunktion die auch die Bedeutung in Texten und anderen Dokumenten berücksichtigen kann. Der Anspruch an eine Semantische Suche ist eine zukunftsorientiere Aufgabe der Enterprise Search, insbesondere weil die Anzahl und der Umfang an Dokumenten zunimmt und daher sehr viel genauer als bisher auf die Anpassung der Bedeutung der Suchanfragen zu den gefundenen Dokumenten geachtet werden muss.

Mehrfachbedeutungen werden bei der Semantischen Suche angemessen berücksichtigt

Semantische Suche bedeutet also, dass der Algorithmus der Suche so intelligent gemacht wird, dass er über die Abfrage formaler Wortübereinstimmungen hinauskommen kann. Hierbei ist es wichtig, dass die unterschiedliche Bedeutung von Suchbegriffen angemessen erkannt werden kann. So kann „Bank“ als Begriff aus dem Finanzwesen oder als Begriff aus dem Bereich der Architektur eine durchaus unterschiedliche Verwendung haben. Gute Suchalgorithmen der Enterprise Search erkennen im Kontext von Suchanfragen und von Dokumenten, welche Bedeutung jeweils gemeint ist und können dank der Semantischen Suche mit einem besseren Output antworten.

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Q_Perior und IntraFind – automatisierte Dokumentenverarbeitung bereits etabliert? Eine Kurzumfrage.

Umfrage Enterprise SearchIn einer Kurzumfrage wenden sich Q_Perior und IntraFind an Unternehmensentscheider, um herausfinden, inwieweit Geschäftsprozesse und im Speziellen die Dokumentenverarbeitung bereits automatisiert sind. Abläufe wie das Eingehen von Briefen oder Fax-Unterlagen, welche unterschiedlichste Abteilungen betreffen, werden häufig noch manuell bearbeitet und zugeordnet. Dieser Vorgang ist zeitaufwendig und neigt zur Fehleranfälligkeit. Darüber hinaus verfügen viele Unternehmen über unpersonalisierte E-Mail-Adressen (info@, support@), die wichtige Informationen beinhalten, aber auch Spamattacken unterliegen.

Die gemeinsame Umfrage soll Aufschluss geben, inwieweit Unternehmen heute bereits Geschäftsprozesse automatisiert haben, wo sich Lücken ergeben und welche Erwartungshaltung Entscheider im Hinblick auf moderne Lösungen haben.

Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Teilnahme.

Hier geht’s zur Umfrage!

 

Semantische Suche – Vorteile einer Semantischen Suche bei der Enterprise Search

Semantische Suche bei der Enterprise SearchSemantik ist die Wissenschaft von der Bedeutung. Semantische Suche bedeutet deshalb, dass der Suchalgorithmus so intelligent ist, dass er nicht nur auf formale Wortübereinstimmungen die Suche aufbaut, sondern auch die unterschiedliche Bedeutung von Wörtern berücksichtigen kann. Die semantische Suche ist wichtig für eine zukunftsgerecht ausgerichtete Enterprise Search oder Unternehmenssuche, weil Mitarbeiter und Manager mit der semantischen Suche zu besseren Ergebnissen kommen können.

Vom Beispiel zum Prinzip der semantischen Suche

Welche Bedeutung eine semantische Suche für den Sucherfolg hat, kann man an dem einfachen Wort „Golf“ besonders gut verdeutlichen. Golf ist nicht nur eine Sportart, sondern auch eine Meeresausbuchtung und sogar eine Marke bei PKWs. Ist der Suchalgorithmus einer Enterprise Search nicht in der Lage, diese unterschiedlichen Bedeutungen gleichgeschriebener Begriffe zu erfassen, dann führt eine Suche mit Begriffen oder Keywords ohne semantische Suche zu vielen Ergebnissen, die nur wenig Relevanz bzgl. der Benutzerwünsche aufweisen. Gute Suchalgorithmen können die Bedeutung eines Suchbegriffs für den Nutzer aus dem Kontext seiner Anfrage und aus dem sonstigen Benutzerverhalten und aus weiteren Relevanz-Berechnungen erschließen. Auch die Enterprise Search muss sich dieser Herausforderung durch die semantische Suche stellen.

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ElasticSearch – Vorteile bei der Enterprise Search

ElasticSearch: Notwendiger und wichtiger Ergänzungsschritt bei der Enterprise Search

ElasticSearch bei der Enterprise SearchImmer häufiger müssen bei großen Unternehmen und national und übernational aufgestellten Organisationen relevante Datenbestände bei unterschiedlichen Datenbanken und unterschiedlichen Datenbank-Anbietern durchsucht werden, um zu effektiven Ergebnissen zu kommen. Dies war bisher häufig mit einem hohen Zeitaufwand verbunden, weil die zuständigen Sachbearbeiter nacheinander unterschiedliche Systemverbindungen aufbauen mussten und auf jeweils unterschiedlichen Benutzeroberflächen auf sehr differenzierte Art Eingaben zu machen hatten. Der Zeitaufwand für eine effektive Enterprise Search war dadurch schwer zu kalkulieren. Es mussten sehr komplexe Datenanbindungsprozesse bei der Enterprise Search gestaltet werden und der Schulungsaufwand für die Mitarbeiter war sehr hoch, weil die effektive Nutzung der unterschiedlichen Systeme sonst kaum zu tragfähigen Ergebnissen geführt werden konnten.

ElasticSearch: Die Enterprise Search zukunftsfähig machen

Die ElasticSearch löst diese Bremsen bei der Funktionalität der Arbeit; die Enterprise Search wird auf eine neue Anspruchsebene transferiert, weil eine verteilte Suche ermöglicht wird, die alle relevanten Suchprozesse der Enterprise Search parallel und mit einer Benutzeroberfläche abwickeln kann. Mit der ElasticSearch wird somit eine Hochverfügbarkeit der Enterprise Search erreicht, die zugleich für große Flexibilität und Skalierbarkeit der unternehmensinternen Suche sorgen kann. Big Data, des konsequente Finden von neuen Zusammenhängen in sehr großen Datenbeständen, wird damit erstmal umfassend für viele Handlungsträger in Unternehmen und Organisationen möglich gemacht. Big Data ist eine große Herausforderung für die zukunftsfähig weiterentwickelte und erfolgreich agierende Enterprise Search. In den sehr komplexen Datenbeständen großer Organisationen schlummern noch viele unentdeckte Zusammenhänge, die zur Verbesserung der Unternehmensleistungen erkannt und genutzt werden könnten. ElasticSearch ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg, Big Data für zukunftsfähig aufgestellte Unternehmen möglich werden zu lassen. Weiterlesen

Welche technischen Herausforderungen gibt es bei Big Data Projekten?

Big Data im Enterprise Search UmfeldEnterprise Search bedeutet unternehmensweite Suche in komplexen Datenbeständen. Unternehmen haben erkannt, dass ihre Datenbestände tendenziell sehr schnell wachsen und insgesamt nicht mehr mit einfachen Algorithmen zu beherrschen sind. Deshalb ist gegenwärtig Big Data das Trendthema. Big Data erfordert neue technische Zugangsverfahren auf große Datenbestände; diese sollen für alle Mitarbeiter und Vorgesetzen umfassend für eine gute unternehmensinterne Suche aufbereitet werden können.

Big Data als Rahmenbedingung und Herausforderung für die Enterprise Search

Vorsichtige Schätzungen gehen davon aus, dass sich die Datenmengen auch in den Unternehmen alle zwei Jahre verdoppeln. Dies liegt daran, dass inzwischen jede Art von Informationsbearbeitung über elektronische Netzwerke geleitet wird, die große Mengen an Verbindungs- und Inhaltsdaten dauerhaft abspeichern. So werden alle Telefonverbindungen mit den relevanten Verbindungsdaten erfasst. Auch grundlegende Quellen der Internet-Recherche werden entweder als Link oder als direkte Ressourcenübernahme in Mails oder in anderen Dokumenten berücksichtigt.

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Cloud Computing – Cloud-basierte Backup-Lösungen bei Big Data Projekten

Big Data Cloud ComputingDer Begriff „Cloud Computing“ macht in der IT-Welt so richtig Furore seit 2009. Gerade im Bereich der Enterprise Search Projekten im Bereich Big Data ist Cloud Computing in immer wichtiger werdendes Thema.  Wachstumsraten von 22 Prozent werden dem „Cloud Computing“-Markt von Forrester (IT Marktforschungsinstitut) prognostiziert. Dann wollen wir mal den Begriff „Cloud Computing“, allgemein, und „Cloud-basierte Backup-Lösungen“, im Besonderen, hinterfragen und durchleuchten.

Was bedeutet überhaupt „Cloud-basiert“, „Cloud Computing“, SaaS, IaaS oder PaaS?

Grundsätzlich bedeutet der IT-Begriff „Cloud“ (engl.) versteckt oder verborgen. „Cloud Computing“ bedeutet also verborgene oder versteckte Informationstechnologie.
IT-Infrastruktur, IT-Software oder IT-Eigenentwicklungen werden als IT Services über das Internet angeboten von verschiedenen Dienste Anbietern. IT-Abkürzungen SaaS (Software as a Service), IaaS (Infrastructure as a Service) und PaaS (Platform as a Service) stehen für die drei Bereiche, die im Cloud Computing unterschieden werden. Dabei handelt es sich um die Überordnung, für die es dann spezialisierte Anbieter von Services gibt. Viele ITK-Anbieter, große Softwarehersteller und Internetprovider haben sich diesem Thema bereits gewidmet und versuchen nun diesen Markt zu etablieren. Die Anbieter des „Cloud Computing“ werben mit mehr Flexibilität, erhöhte Skalierbarkeit und Kosteneffizienz für Unternehmen die Cloud Computing nutzen.

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Enterprise Search Studie 2013 – Was wollen Anwender bei der Suche wirklich?

Enterprise Search StudieDie Frage was sich ein Endanwender von einer unternehmensweiten Suche, also einer Enterprise Search, erwartet, wurde in einer aktuellen Studie der IntraFind AG analysiert, die von DATACOM Research im Auftrag erstellt wurde.

Die Studie legt dar, wie aktueller Status Quo in den Unternehmen ist und aus Sicht des Anwenders in Bezug zu einer unternehmensweiten Suche bei der Implementierung bzw. Auswahl einer Enterprise Search Lösung berücksichtigt werden sollte.

Die wichtigsten Erkenntnisse der Enterprise Studie

So brachte die Studie unter anderem hervor, dass nur 23% der befragten Unternehmen überhaupt bereits Suchtechnologien benutzen. Mehr als zwei Drittel der Anwender sind mit den Suchergebnissen unzufrieden. Durch die unstrukturierte Datenhaltung bzw. Verteilung wieder Informationen auf verschiedensten Informationssystemen, verbringen die Anwender mehr als drei Stunden wöchentlich rein nur mit Datensuche bzw. der Suche nach entsprechenden Informationen im Unternehmen.

Durch das exponentielle Wachstum an Daten, steigt das Datenvolumen von unstrukturierten Daten exorbitant an. Dieses Datenvolumen wird durch die Volltextsuche nicht mehr beherrschbar. Organisatorisch gesehen sind isolierte Datenbereiche eines der Hauptmankos bei der strukturierten Datenaufbereitung der Enterprise Search. Dadurch wird die Informationsbeschaffung grundsätzlich erschwert. Die Verteilung einzelner Suchfunktionen kann somit keine Lösung der Problematik sein. Die wichtigsten Bestandteile einer unternehmensweiten Suchlösung besteht aus Sicht der Anwender darin, dass eine automatisierte Verschlagwortung (Tagging), also die automatisierte Generierung von Metadaten, als essentieller Hauptbestandteil einer profitablen Enterprise Search Lösung zu sehen ist.

Was ist nun als Empfehlung aus der Enterprise Search Studie abzuleiten?

Durch den Einsatz von modernen Suchtechnologien, wie einer Enterprise Search Software, erreichen Unternehmen eine wesentlich höhere Mitarbeiterzufriedenheit, da wichtige Informationen nicht in langen Suchvorgängen einzeln extrahiert werden müssen, sondern in einem kurzen Zeitraum gefunden werden.

Einzelne Suchfunktionalitäten in von einander isolierten Systemen müssen durch plattformübergreifende Suchtechnologien abgelöst werden.

Eine reine Volltextsuche reicht heutzutage nicht mehr aus, um der exorbitant wachsenden Anzahl an unstrukturierten Daten Herr zu werden. Daher muss bei der Auswahl einer professionellen Software zur Unternehmenssuche darauf geachtet werden, dass diese eine Anzahl von essentiell wichtigen Komponenten beinhaltet, wie ein leistungsstarkes Metadatenmanagment, eine automatische Generierung von Metadaten durch die Verschlagwortung (Tagging), die Möglichkeit einer modernen Textanalyseverfahren um contextsensitive Inhalte miteinander in Relation bringen zu können sowie qualitativ hochwertige linguistische Komponenten.

Die Enterprise Search Lösung, in Verbindung mit intelligenten Textanalysesystemen, kann als Katalysator dienen, um abteilungsübergreifend einzelne Informationspools aufzubrechen und somit den Weg für eine zentralisierte und strukturierte Datenaufbereitung ebnen.

Sehr wichtig bei der Einführung einer unternehmensweiten Enterprise Search Lösung ist, dass die vom jeweiligen Mitarbeiter abhängige Art der Suche berücksichtigt wird.  Die zu implementierende Software sollte der unterschiedlichen Vorgehensweise bei der Suche Rechnung tragen und berücksichtigen können, dass zum einen eine klassische Volltextsuche ermöglicht wird, jedoch auch eine Möglichkeit zur Filterung unterstützt wird, um Suchergebnisse entsprechend eingrenzen zu können.

Das Whitepaper zur Enterprise Search Studie 2013 können Sie hier kostenlos downloaden!