Enterprise Search: Dieser Begriff steht für eine erfolgreiche und eine einfach vom Nutzer zu verwendete unternehmensweite Suche. Die umfangreichen Text- und Dokumentendatenmengen eines Unternehmens sollen für eine professionelle Enterprise Search jederzeit den Führungskräften wie den Mitarbeitern auf angemessene Weise die Ergebnisse liefern, die sie für ihre anstehenden Aufgaben benötigen. Dabei sollen bevorzugt diejenigen Texte und Dokumente in den vorderen Ergebnissen der Enterprise Search auftauchen, die für die jeweilige Abfrage besonders repräsentativ sind. Die Manager und die Mitarbeiter erwarten nach ihren Erfahrungen mit Internetsuchmaschinen auch bei der Enterprise Search, dass sie nicht von der Fülle der Ergebnisse überflutet werden und dass bereits die ersten Ergebnisse der Enterprise Search einigermaßen passend für die Suchanfrage sind.
Denn danach wird die Qualität von Suchmaschinen bewertet: Die Nutzer wollen in den meisten Fällen schon nach dem Anklicken der ersten Ergebnisse das Gefühl gewinnen, dass sie auf der richtigen Spur sind. Kommt dieses Gefühl nicht zustande, dann leidet darunter die Akzeptanz der Enterprise Search und die Nutzer greifen möglicherweise wieder zu externen Suchmaschinen, um ihre Recherchezwecke erfüllen zu können.
Die Verschlagwortung oder das Tagging ist wichtig für eine gute Enterprise Search
Erfolg für die Enterprise Search wird man nur generieren, wenn die umfangreichen zugrundeliegenden Datenmengen angemessen verschlagwortet wurden. Schlagworte werden im englischsprachigen Sprachraum als Tags angesprochen; Tagging ist der Prozess, der dafür sorgt, dass die richtigen Schlagworte den zugrundeliegenden Dokumenten zugeordnet werden. Tagging ist als manueller Prozess vorstellbar, was aber erhebliche Ressourcen in Anspruch nimmt.
Vorteilhaft ist ein Tagging für die Enterprise Search, welches auf automatische Prozesse setzt
Modern ist Tagging, wenn die Verschlagwortung weitgehend oder ganz automatisiert werden kann. Hierzu gibt es Software-Angebote, die vor allem für Unternehmen interessant sind, die einen sehr umfangreichen Datenbestand haben und die mit dem manuellen Tagging für die Enterprise Search überfordert wären. Hinzu kommt noch die Problematik, dass sich die Anzahl der Dokumente laufend erweitert, sodass die Gefahr besteht, dass man mit dem manuellen Tagging für die Enterprise Search nicht nachkommt, selbst wenn man es versuchen würde.
Tagging in einer modernen Enterprise Search adaptiert Verfahren, wie sie sich bei Internet-Suchmaschinen als erfolgreich erwiesen haben
Bei Suchmaschinen wie Google hat es sich als erfolgreich erwiesen, dass die Inhalte eines Dokumentes in gleichem Maße für die Rangberechnung herangezogen werden, wie die Verlinkung, die von anderen Dokumenten auf das Dokument zeigen. Entsprechende Verfahren können für die Enterprise Search adaptiert werden. So kann ein automatisches Analyseverfahren erkennen, ob und welche Keywords für ein bestimmtes Dokument prägend sind und dieses Keyword zum Tagging heranziehen. Kommt ein bestimmter Begriff mit einer gewissen Quote in einem Dokument vor, dann spricht viel dafür, dass man diesen Begriff als Keyword verwenden kann. Dabei wird wie bei Internet-Suchmaschinen darauf geachtet, ob das Keyword in Überschriften und wichtigen Gliederungspunkten bevorzugt verwendet wird.
Schließlich ist es für das Tagging auch hilfreich, wenn das automatische Analyseverfahren geografische Begriffe im Dokument erkennt. Auch diese können für das Tagging benutzt werden und damit haben die späteren Verwender der Enterprise Search die Möglichkeit, auch mittels lokaler bzw. regionaler Begriffe die richtigen Dokumente zu finden. Wie bei Internet-Recherchen kommt der lokalen oder regionalen Verankerung des Suchprozesses eine wachsende Bedeutung zu. Für gute Ergebnisse der Suche sollte der Standort der Abfrage, die Suchanfrage hinsichtlich ihres Inhalts und die vorne angezeigten Dokumente eine gute geografische Übereinstimmung aufweisen.
Individualisierung als Zukunftsaufgabe beim Tagging für Enterprise Search
Bei Internet-Suchmaschinen wie Google ist der Trend zur Individualisierung ungebrochen. Man bekommt als Nutzer diejenigen Ergebnisse bevorzugt angezeigt, die passend zum sonstigen Surfverhalten liegen. Auch der geografische Standort oder die Mitgliedschaft in sozialen Netzwerken ist relevant, wenn die Rangpositionen potentieller Dokumente bestimmt werden. Diese Individualisierung ist auch als Anspruch für zukünftige Problemstellungen bei der Unternehmenssuche zu reflektieren. Heutige Software für Enterprise Search ist sich dieser Zielsetzung bewusst und verwendet bereits jetzt Verfahren, um mehr Individualisierung bei den persönlichen Ergebnissen des Suchprozesses zu sichern. An dieser Stelle ist aber auch noch Entwicklungsbedarf erkennbar, der für zukünftige Versionen von Tagging wirksam gemacht werden sollte.
Linguistische Textanalyse als Bestandteil der Enterprise Search
Linguistische Textanalyse bedeutet, dass nicht nur der reine Text fürs Tagging genutzt werden kann. Die Texte werden auf Wortkombinationen abgeklopft, die relevante Schlagworte nur als Bestandteil der Wörter enthalten. So ist eine bessere Hintergrunderfassung der Dokumente gesichert. Geografische, lokale und regionale Begriffskombinationen können so noch besser erfasst werden und es ist eine bessere ortsbezogene Zuordnung der Dokumente möglich. Alle die im Rahmen der automatischen Textanalyse gefundenen Begriffe können gezählt und bewertet werden, womit eine schlüssige Verwendung für Tagging gesichert ist. Genauigkeit ist der Anspruch, der mit diesen Analyseverfahren verbessert wird.
Enterprise Search sichert mit automatischem Tagging die Zukunftssicherheit im Unternehmen
Moderne Verfahren der Unternehmenssuche sind erweiterbar und können modular konzipiert werden. Damit sind dann die Suchprozesse skalierbar. Mit dem Wachstum des Unternehmens steigen die Anforderungen an die Qualität der Suche. Durch Automatisierungsverfahren ist sichergestellt, dass dieser Wachstumsprozess bewältigt werden kann.