Automatisiertes Dokumentenmanagement in deutschen Unternehmen: wohin geht die Reise?

Umfrage Print- und DatenmanagementIm Fokus einer aktuellen IDC-Studie¹ stand das Print- und Dokumentenmanagement von Unternehmen in Deutschland unter folgender Fragestellung: Welche Trends und Vorgehensweisen sind erkennbar und wie sehen die Planungen und Investitionen für die kommenden Jahre aus? Befragt wurden IT- und Business-Entscheider aus 220 Unternehmen mit mindestens 200 Mitarbeitern.

Fachabteilungen benötigen Unterstützung beim Umgang mit Dokumenten und Informationen

Bei 47% der befragten Entscheider aus den Fachabteilungen stand der Wunsch nach dem Schutz geschäftskritischer Informationen an oberster Stelle, dicht gefolgt von der Optimierung und besseren Unterstützung ihrer dokumentenintensiven Geschäftsprozesse (45%). Diese wichtigsten Anforderungen gilt es seitens der IT zu lösen. Für die IT-Verantwortlichen stand neben der IT-Sicherheit (69%) vor allem die Senkung der IT-Kosten (47%) im Fokus. Im Vergleich zur IDC-Vorgängerstudie aus dem Jahr 2012 zeigte sich, dass die Verbesserung dokumentenintensiver Prozesse deutlich stärker in das Bewusstsein der Verantwortlichen gerückt ist – dies gilt sowohl für die IT- als auch für die Fachabteilungen.

Der Lösungsansatz: Prozessoptimierung durch Dokumentenmanagement

Die Etablierung ganzheitlicher Konzepte für Dokumentenmanagement kann unternehmensinterne Prozessabläufe beschleunigen und die Produktivität der Mitarbeiter steigern. 39% der Befragungsteilnehmer erwarten sich davon auch eine schnellere Auffindbarkeit benötigter Dokumente und Informationen – ein wichtiger Ansatzpunkt, um die kontinuierlich wachsenden Mengen vor allem unstrukturierter Daten (Big Data) in den Griff zu bekommen. Teils wurde bereits in den Unternehmen damit begonnen, dokumentenintensive Geschäftsprozesse softwaregestützt zu automatisieren. Klarer Vorteil: Der Anteil manueller Tätigkeiten während des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments im Unternehmen (Erstellung, Ablage, Bearbeitung, Archivierung etc.) verringert sich erheblich und entlastet die Mitarbeiter.

Automatisierung von Prozessen als Chance für Unternehmen

Abläufe wie die Bereitstellung oder Verteilung von Daten und Informationen werden in Unternehmen aktuell noch zu wenig durch den Einsatz geeigneter Software und Systeme unterstützt. Dieses Fazit ergab eine repräsentative Anwenderstudie im Auftrag von IntraFind aus dem Jahr 2013. Der Einsatz von Recherchewerkzeugen und Mechanismen wie unternehmensweite Suche oder die standardisierte, automatische Verschlagwortung von Dokumenten entlastet die Anwender, verbessert die Qualität von Unternehmensdaten und sorgt für eine generelle Optimierung von Unternehmensprozessen. Unternehmen profitieren davon besonders im Umgang mit unstrukturierten Daten, deren Informationsgehalt durch Textanalysewerkzeuge extrahiert und in einen sinnvollen Zusammenhang gebracht werden kann.

Aktuelle Umfrage von Q_Perior und IntraFind

Mit der Automatisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen, vor allem im Bereich der Dokumentenverarbeitung, beschäftigt sich auch eine gemeinsame Umfrage von Q_PERIOR und IntraFind. Erste Tendenzen zeigen, dass weniger als die Hälfte der Befragten in ihren Unternehmen auf automatisierte Prozesse zurückgreifen können. Prozesse wie die gezielten Weiterverteilung eingehender Post, E-Mails und Rechnungen stehen auf der Wunschliste der Umfrageteilnehmer, die noch nicht über automatisierte Lösungen verfügen, ganz oben. Generell sollten eingesetzte Systeme und Lösungen aus Sicht der Befragten einfach und unkompliziert in bestehende Unternehmensprozesse integrierbar sein. Hohe Priorität hat auch die Benutzerfreundlichkeit in der Anwendung. Die Teilnahme an der Umfrage ist noch möglich: Zur Umfrage >>

Erfahren Sie mehr dazu auf der CeBIT: in den IntraFind Fachvorträgen am 12. und 14. März (ECM-Forum von BITKOM & VOI – Halle 3, Stand D05) oder im persönlichen Gespräch mit den IntraFind Experten in Halle 3, Stand F36.

Wir freuen uns auf Sie.
Sonja Oberpriller
IntraFind Software AG

¹ IDC-Studie „Print- und Document Management in Deutschland 2014“, www.idc.de.

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