Automatisiertes Dokumentenmanagement in deutschen Unternehmen: wohin geht die Reise?

Umfrage Print- und DatenmanagementIm Fokus einer aktuellen IDC-Studie¹ stand das Print- und Dokumentenmanagement von Unternehmen in Deutschland unter folgender Fragestellung: Welche Trends und Vorgehensweisen sind erkennbar und wie sehen die Planungen und Investitionen für die kommenden Jahre aus? Befragt wurden IT- und Business-Entscheider aus 220 Unternehmen mit mindestens 200 Mitarbeitern.

Fachabteilungen benötigen Unterstützung beim Umgang mit Dokumenten und Informationen

Bei 47% der befragten Entscheider aus den Fachabteilungen stand der Wunsch nach dem Schutz geschäftskritischer Informationen an oberster Stelle, dicht gefolgt von der Optimierung und besseren Unterstützung ihrer dokumentenintensiven Geschäftsprozesse (45%). Diese wichtigsten Anforderungen gilt es seitens der IT zu lösen. Für die IT-Verantwortlichen stand neben der IT-Sicherheit (69%) vor allem die Senkung der IT-Kosten (47%) im Fokus. Im Vergleich zur IDC-Vorgängerstudie aus dem Jahr 2012 zeigte sich, dass die Verbesserung dokumentenintensiver Prozesse deutlich stärker in das Bewusstsein der Verantwortlichen gerückt ist – dies gilt sowohl für die IT- als auch für die Fachabteilungen.

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Enterprise Search Studie 2013 – Was wollen Anwender bei der Suche wirklich?

Enterprise Search StudieDie Frage was sich ein Endanwender von einer unternehmensweiten Suche, also einer Enterprise Search, erwartet, wurde in einer aktuellen Studie der IntraFind AG analysiert, die von DATACOM Research im Auftrag erstellt wurde.

Die Studie legt dar, wie aktueller Status Quo in den Unternehmen ist und aus Sicht des Anwenders in Bezug zu einer unternehmensweiten Suche bei der Implementierung bzw. Auswahl einer Enterprise Search Lösung berücksichtigt werden sollte.

Die wichtigsten Erkenntnisse der Enterprise Studie

So brachte die Studie unter anderem hervor, dass nur 23% der befragten Unternehmen überhaupt bereits Suchtechnologien benutzen. Mehr als zwei Drittel der Anwender sind mit den Suchergebnissen unzufrieden. Durch die unstrukturierte Datenhaltung bzw. Verteilung wieder Informationen auf verschiedensten Informationssystemen, verbringen die Anwender mehr als drei Stunden wöchentlich rein nur mit Datensuche bzw. der Suche nach entsprechenden Informationen im Unternehmen.

Durch das exponentielle Wachstum an Daten, steigt das Datenvolumen von unstrukturierten Daten exorbitant an. Dieses Datenvolumen wird durch die Volltextsuche nicht mehr beherrschbar. Organisatorisch gesehen sind isolierte Datenbereiche eines der Hauptmankos bei der strukturierten Datenaufbereitung der Enterprise Search. Dadurch wird die Informationsbeschaffung grundsätzlich erschwert. Die Verteilung einzelner Suchfunktionen kann somit keine Lösung der Problematik sein. Die wichtigsten Bestandteile einer unternehmensweiten Suchlösung besteht aus Sicht der Anwender darin, dass eine automatisierte Verschlagwortung (Tagging), also die automatisierte Generierung von Metadaten, als essentieller Hauptbestandteil einer profitablen Enterprise Search Lösung zu sehen ist.

Was ist nun als Empfehlung aus der Enterprise Search Studie abzuleiten?

Durch den Einsatz von modernen Suchtechnologien, wie einer Enterprise Search Software, erreichen Unternehmen eine wesentlich höhere Mitarbeiterzufriedenheit, da wichtige Informationen nicht in langen Suchvorgängen einzeln extrahiert werden müssen, sondern in einem kurzen Zeitraum gefunden werden.

Einzelne Suchfunktionalitäten in von einander isolierten Systemen müssen durch plattformübergreifende Suchtechnologien abgelöst werden.

Eine reine Volltextsuche reicht heutzutage nicht mehr aus, um der exorbitant wachsenden Anzahl an unstrukturierten Daten Herr zu werden. Daher muss bei der Auswahl einer professionellen Software zur Unternehmenssuche darauf geachtet werden, dass diese eine Anzahl von essentiell wichtigen Komponenten beinhaltet, wie ein leistungsstarkes Metadatenmanagment, eine automatische Generierung von Metadaten durch die Verschlagwortung (Tagging), die Möglichkeit einer modernen Textanalyseverfahren um contextsensitive Inhalte miteinander in Relation bringen zu können sowie qualitativ hochwertige linguistische Komponenten.

Die Enterprise Search Lösung, in Verbindung mit intelligenten Textanalysesystemen, kann als Katalysator dienen, um abteilungsübergreifend einzelne Informationspools aufzubrechen und somit den Weg für eine zentralisierte und strukturierte Datenaufbereitung ebnen.

Sehr wichtig bei der Einführung einer unternehmensweiten Enterprise Search Lösung ist, dass die vom jeweiligen Mitarbeiter abhängige Art der Suche berücksichtigt wird.  Die zu implementierende Software sollte der unterschiedlichen Vorgehensweise bei der Suche Rechnung tragen und berücksichtigen können, dass zum einen eine klassische Volltextsuche ermöglicht wird, jedoch auch eine Möglichkeit zur Filterung unterstützt wird, um Suchergebnisse entsprechend eingrenzen zu können.

Das Whitepaper zur Enterprise Search Studie 2013 können Sie hier kostenlos downloaden!

Wichtige Kriterien einer Unternehmenssuche

UnternehmenssucheIn einem Unternehmen fallen eine Vielzahl von Informationen an, die vom Management, den Mitarbeitern und weiteren Interessenten jederzeit und mit Aktualität benötigt werden. Es ist daher sehr wichtig, dass es eine gute Unternehmenssuche oder “Enterprise Search” im Intranet oder auf anderen Zugriffsebenen gibt.

Unternehmenssuche oder Enterprise Search ist ein zentrales Anwendungsfeld der Wissenschaft der Informationsfindung und -Aufbereitung. Softwaregestützt wird der unternehmenseigene Content für die Inhalte einer Unternehmenssuche aufbereitet. Es muss sichergestellt werden, dass die Enterprise Search weit oben überwiegend relevante Ergebnisse entsprechend den Nutzeranfragen liefert. Diese Ergebnisse müssen zutreffend sein und dem aktuellen Diskussionsstand des Unternehmens entsprechen.

Grundbestandteile der Enterprise Search: Crawler und Indexierung

Wie bei Suchmaschinen im Internet unterscheidet man bei der Enterprise Search den Crawlvorgang von dem Indexierungsvorgang. Der Crawler erfasst zunächst die Inhalte oder den Content. Für das Kriterium der Modernität des Suchprozesses spricht, wenn die Erfassung der Inhalte nicht auf reinen Text beschränkt wird. Viele Dokumente liegen nicht in Textform vor und müssen zunächst aufbereitet werden. Durch Texterkennungssoftware ist dieser Prozess zu unterstützen. Allerdings ist es auch wichtig, dass die gefundenen Inhalte hinsichtlich ihrer Bedeutung bestimmt werden. So kann man dann Schlüsselbegriffe oder Keywords den gefundenen Dokumenten oder Ressourcen zuordnen.

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IntraFind baut Schulungsprogramm für Unternehmen aus

IntraFind bietet Schulungen zu Enterprise Search und TextanalyseIntraFind startet ein umfassendes Ausbildungskonzept im Bereich Open Source-Suchtechnologien und Textanalyse. Erfahrene IntraFind Projektleiter und Entwickler vermitteln den Teilnehmern kompaktes, praxisnahes Wissen – eine wichtige Grundlage zur Auswahl der passenden Enterprise Search-Lösung sowie zu deren Implementierung und Betrieb.
Ziel der Schulungsinitiative ist es, Unternehmen eine Plattform anzubieten, um eigenes Wissen aufzubauen und einen höheren Nutzen aus dieser Zukunftstechnologie zu gewinnen.

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http://www.intrafind.de/de/news/intrafind-baut-schulungsprogramm-fuer-unternehmen-aus

Big Data im Bankenumfeld – viele Daten die nicht genutzt werden

Gerade im Bereich der Banken fallen immense Datenmengen an. Laut einer aktuellen Studie von IBM zum Thema Big Data vom Mai 2013 im Sektor der Finanzinstitute, stellte diese fest, dass die großen Datenmengen einzelner Kunden nicht zum besseren Verständnis eben dieser eingesetzt werden.

Big Data Studie von IBM

Quelle: IBM

So wurde in der Studie “Analytics: The Real World Use of Big Data” festgestellt, dass 71% der untersuchten Unternehmen der Annahme sind, der Nutzen sowie die Anwendung der erhobenen Daten würden einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil mit sich bringen. Dass wertvolle Daten an Signifikanz gewinnen, zeigt, wie das Thema “Datenanalyse” bei Finanzunternehmen an Wichtigkeit gewinnt. Laut der aktuellen Studie glaubten bis vor zwei Jahren nur 36% der Finanzunternehmen, dass das Aufarbeiten von Daten einen entsprechenden Wettbewerbsvorteil mit sich bringt.

Big Data – Viele Informationskanäle sind noch ungenutzt

Das Problem bei der Aufarbeitung der enormen Anzahl von Daten ist, dass die oftmals internen Datenquellen nicht analysiert werden können, da es schlichtweg an der geeigneten Infrastruktur sowie Software fehlt. Gerade hier zeigt es sich, dass die Enterprise Search immer stärker an Gewicht zunimmt. Ein großes Problem ist zudem, dass Datenquellen aus Social-Media oder auch Call-Center Daten unzureichend genutzt werden. Das Problem aus Sicht der Studie sei, dass die Finanzunternehmen zuwenig Daten aus externen Quellen nutzen, sondern sich eher nur auf interne Quellen stützen, die hauptsächlich aus Transaktions- und Logdaten von Kunden bestehen. Doch um andere Quellen sinnvoll nutzen zu können, bedarf es entsprechend intelligenter Softwaresysteme wie z.B. Enterprise Search Software, um diese Daten entsprechend auswerten zu können.

Software Lösungen zur richtigen Datenanalyse

Das große Problem der Finanzinstitute ist laut der Studie, die Möglichkeit die notwendigen Daten sinnvoll zu erheben und die bestehenden Daten mit Hilfe entsprechender Software auch zu analysieren. Grundsätzlich seien zwar Analysetools vorhanden, doch gerade im Bereich der Datenvisualisierung sowie der Textanalyse, sind noch große Lücken zu verzeichnen.