Wichtige Kriterien einer Unternehmenssuche

UnternehmenssucheIn einem Unternehmen fallen eine Vielzahl von Informationen an, die vom Management, den Mitarbeitern und weiteren Interessenten jederzeit und mit Aktualität benötigt werden. Es ist daher sehr wichtig, dass es eine gute Unternehmenssuche oder “Enterprise Search” im Intranet oder auf anderen Zugriffsebenen gibt.

Unternehmenssuche oder Enterprise Search ist ein zentrales Anwendungsfeld der Wissenschaft der Informationsfindung und -Aufbereitung. Softwaregestützt wird der unternehmenseigene Content für die Inhalte einer Unternehmenssuche aufbereitet. Es muss sichergestellt werden, dass die Enterprise Search weit oben überwiegend relevante Ergebnisse entsprechend den Nutzeranfragen liefert. Diese Ergebnisse müssen zutreffend sein und dem aktuellen Diskussionsstand des Unternehmens entsprechen.

Grundbestandteile der Enterprise Search: Crawler und Indexierung

Wie bei Suchmaschinen im Internet unterscheidet man bei der Enterprise Search den Crawlvorgang von dem Indexierungsvorgang. Der Crawler erfasst zunächst die Inhalte oder den Content. Für das Kriterium der Modernität des Suchprozesses spricht, wenn die Erfassung der Inhalte nicht auf reinen Text beschränkt wird. Viele Dokumente liegen nicht in Textform vor und müssen zunächst aufbereitet werden. Durch Texterkennungssoftware ist dieser Prozess zu unterstützen. Allerdings ist es auch wichtig, dass die gefundenen Inhalte hinsichtlich ihrer Bedeutung bestimmt werden. So kann man dann Schlüsselbegriffe oder Keywords den gefundenen Dokumenten oder Ressourcen zuordnen.

Anschließend werden die Inhalte an einen Index-Ersteller übergeben; dieser analysiert die Inhalte weiter gezielt auf Schlagworte oder prägende Begriffe und trägt diese zusammen mit Verweisen auf die zugrundeliegenden Quellen in eine Datenbank ein. Die jeweilige Unternehmenssuche wird also nicht direkt auf dem Unternehmens-Content umgesetzt. Die Inhalte müssen durch die Suchmaschinen-Software so aufbereitet werden, dass sie über einen schnellen Index zur Verfügung gestellt werden können. Der Index der Unternehmens-Ressourcen enthält neben den zentralen Begriffen alle relevanten Verweise auf die zugrundeliegenden Datenquellen. Zugleich ist der Index komprimiert, kann also sehr schnell ausgelesen, überprüft und angezeigt werden.

Kriterium für die Akzeptanz der Enterprise Search: Aufbereitung der Suchergebnisse in Snippets

Für die Anzeige der Enterprise Search werden Snippets oder kurze Textauszüge angeboten. Wie bei kommerziellen Suchmaschinen ist es wichtig, dass die Nutzeranfrage und der Textauszug gut aufeinander angepasst werden. Denn der Nutzer der Unternehmenssuche möchte keine allgemeinen Informationen bekommen. Er hat seine Anfrage spezifisch und umfangreich formuliert. Er möchte daher, dass die Enterprise Search ihm auf die spezifische Anfrage mit einem spezifischen Ergebnis antwortet. Der Nutzer kann sehr schnell aus den Snippets erkennen, welche der angezeigten Quellen ihm relevante weitere Informationen bieten kann. Für die Akzeptanz der Enterprise Search ist dies sehr wichtig. Sind die Suchergebnisse in einer Vielzahl von Fällen zu allgemein, dann wird man bei Suchvorgängen auf andere Suchmöglichkeiten zurückgreifen. Die interne Suche steht immer in einer Konkurrenz zu Suchmaschinen im Internet.

Kriterium für den Erfolg der Unternehmenssuche: Ein gutes Ranking-Verfahren

Neben dem Crawling und der anschließenden Indexierung braucht die Enterprise Search noch eine Ranking- oder Relevanz-Berechnung. Hierbei werden Techniken eingesetzt, die auch für das On-Page-Ranking von Internet-Suchmaschinen relevant sind. Insbesondere werden die Texte des Contents auf bestimmte Häufigkeiten der Keywords untersucht, die der Nutzer bei seiner Suchanfrage eingegeben hat. Dabei wird davon ausgegangen, dass Texte, die die Keywords in einer gewissen Häufigkeit beinhalten, wichtiger sind als die Inhalte, bei denen die Keywords weniger häufig vorkommen. Allerdings zeigt die Erfahrung mit Internet-Suchprozessen, dass diese interne Textanalyse nicht immer zu den besten Ergebnissen führt. Ein gutes Ranking-Verfahren analysiert auch die Verweise auf die jeweiligen Ressourcen. Damit müsste ein Dokument besser ranken, wenn es häufiger von anderen Quellen verlinkt würde; insbesondere dann, wenn im Text der Verlinkung ein Keyword vorkommt, dass der Benutzer bei seiner Suchanfrage verwendet hat. Auch eine interne Suche gewinnt an Akzeptanz, wenn die Benutzer das Gefühl gewinnen, dass in den meisten Fällen vorne beim Ranking gute Ergebnisse stehen, die in einem direkten Kontext ihrer Suchanfrage sich als hilfreich erweisen.

Schnittstellen und Zugriffsmöglichkeiten für die Unternehmenssuche

Der Benutzer wird im Regelfall über einen Webbrowser die Enterprise Search nutzen. Auch die Entwickler greifen über Webbrowser auf die Unternehmenssuche zurück, verwenden aber über Kennwörter eine spezielle Schnittstelle, wie man es von Content-Management-Systemen kennt. Hier wird zwischen Backend und Frontend unterschieden. Es ist wichtig für den Erfolg der Unternehmenssuche, wenn hier Zugriffsmöglichkeiten vorhanden sind, die nachvollziehbar machen, wie der Indexierungs- und Ranking-Prozess funktioniert. Dann haben die Entwickler Ansatzpunkte, um die Qualität der Unternehmenssuche zu verbessern. Als Schnittstellen der Unternehmenssuche sollten Konnektoren zu den wichtigsten Unternehmensanwendungen durch die Enterprise-Search-Software zur Verfügung gestellt werden. Über diese Schnittstellen ist sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen in die Suchmöglichkeiten des Unternehmens einfließen können. Plugins zu den E-Mail-Anwendungen und zu den weiteren Kommunikationslösungen des Unternehmens sind auch wichtige Erfolgskriterien für die Unternehmenssuche. Möglichst keine relevanten Informationen sollen gegenüber der Enterprise Search versteckt werden. Zugleich ist sicherzustellen, dass irrelevante oder nur temporär relevante Datenbestände von der Indexierung ausgeschlossen werden.

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