Gerade im Bereich der Enterprise Search ist es für Unternehmen essentiell wichtig, unternehmensweite Daten richtig strukturieren zu können, um sie für den Suchenden schnell und unkompliziert auffindbar zu machen. Hierbei dient der Tagging Service, welcher bspw. als Ergänzung zu einer bestehenden Enterprise Search-Lösung wie dem IntraFind iFinder angeboten wird, als Möglichkeit, über Metadaten Inhalte richtig beschreiben zu können, sprich sie zu verschlagworten.
Gefahren des manuellen Taggings
Metadaten sind Informationen, die einen Text mit Schlagworten bspw. Entitäten inhaltlich beschreiben. In Unternehmen werden diese Metadaten oftmals manuell erstellt, was ein gewisses Risikopotential beinhalten kann, da hier das Verschlagworten, sprich das Taggen, durch den jeweiligen Anwender erfolgt. So liegt die Beurteilung des Inhalts bei der manuellen Verschlagwortung von Texten jeweils bei dem Autor, der einen Sachverhalt sicherlich immer subjektiv betrachtet.
Vorteile des automatisierten Tagging Service
Die automatisierte Verschlagwortung durch unseren Tagging Service erfolgt im Gegensatz zur manuellen Vorgehensweise objektiv und ist daher weniger fehlerbehaftet. Automatisiert erzeugte, qualitativ hochwertige Metadaten leisten besonders im Kontext von Suche einen wichtigen Beitrag zur Erhöhung der Trefferquote – der Suchende erhält schnell und zuverlässig genau die Information, die er benötigt. Der gesamte Rechercheprozess wird effizienter, da wesentlich weniger Zeit für eine adäquate Suche aufgewendet werden muss.
Wofür benötigt man den Tagging Service – was sind klassische Use Cases?
Dokumente ablegen und wiederfinden: Unternehmen, die den Tagging Service nutzen, sprich automatisch generierte Metadaten in ihre Dokumente oder Inhalte integrieren, profitieren von der Hochverfügbarkeit der Informationen, die von Mitarbeitern jederzeit unkompliziert wieder aufgefunden werden können. Gerade in Microsoft SharePoint Umgebungen, wo Daten unstrukturiert oder abteilungsbasiert gespeichert werden, kann die schnelle Wiederauffindbarkeit von Informationen ein maßgebliches Erfolgskriterium für die Nutzung und Userakzeptanz von SharePoint sein. Selbiges gilt natürlich für alle weiteren Datenquellen wie Filesysteme, Intranet-Portale etc.
Filtern statt Suchen: Durch die Erkennung und Extraktion von Metadaten lassen sich mit dem Tagging Service intelligente Filtermechanismen aufbauen. Der User kann sich so die gesuchte Datei auf Basis von Entitäten wie Dateityp, Autorenname oder Dokumentensprache zusammenstellen, ohne durch die Eingabe von Suchbegriffen einen aufwendigen Suchprozess starten zu müssen.
Intelligente Verlinkung von Informationen: Redaktionssysteme sowie Webseiten im Allgemeinen profitieren sehr von der einheitlichen automatischen Verschlagwortung. Intelligent werden relevante Inhalte und Texte automatisch miteinander verknüpft, so dass der Leser bspw. eines Online-Artikels entsprechende Informationen zu einem aktuellen Themenschwerpunkt oder einer Person, die in dem Text vorkommt, vertiefen kann.
Ablauf des Tagging Service und Online-Demo
Kommt der Tagging Service in Unternehmen zum Einsatz, so erfolgt die Verschlagwortung der Inhalte in mehreren Schritten:
- Automatische Generierung von Metadaten (Keyword) bzw. entsprechender Entität (Keyword)
- Extrahierung und Normalisierung der Metadaten (z.B. Zusammenfassung verschiedener Schreibweisen eines Datums)
- Einbindung der Metadaten, Schlagworte, Keywords, Tags in Dokumenten bzw. Texten und damit Nutzung in jedem beliebigen Unternehmensprozess.
Nachdem der Tagging Service für viele Unternehmen einen Paradigmenwechsel darstellt und Arbeitsweisen bzw. den Umgang mit Informationen in Unternehmen zukünftig verändern wird, bieten wir unseren Kunden und allen am Thema Verschlagwortung Interessierten zur qualitativen Orientierung eine Online-Demo unseres Tagging Service an.
Die Online-Demo zum Tagging-Service ermöglicht Ihnen die automatisierte Erzeugung von Metadaten aus Ihren Texten – testen Sie live!