Enterprise Search Studie 2013 – Was wollen Anwender bei der Suche wirklich?

Enterprise Search StudieDie Frage was sich ein Endanwender von einer unternehmensweiten Suche, also einer Enterprise Search, erwartet, wurde in einer aktuellen Studie der IntraFind AG analysiert, die von DATACOM Research im Auftrag erstellt wurde.

Die Studie legt dar, wie aktueller Status Quo in den Unternehmen ist und aus Sicht des Anwenders in Bezug zu einer unternehmensweiten Suche bei der Implementierung bzw. Auswahl einer Enterprise Search Lösung berücksichtigt werden sollte.

Die wichtigsten Erkenntnisse der Enterprise Studie

So brachte die Studie unter anderem hervor, dass nur 23% der befragten Unternehmen überhaupt bereits Suchtechnologien benutzen. Mehr als zwei Drittel der Anwender sind mit den Suchergebnissen unzufrieden. Durch die unstrukturierte Datenhaltung bzw. Verteilung wieder Informationen auf verschiedensten Informationssystemen, verbringen die Anwender mehr als drei Stunden wöchentlich rein nur mit Datensuche bzw. der Suche nach entsprechenden Informationen im Unternehmen.

Durch das exponentielle Wachstum an Daten, steigt das Datenvolumen von unstrukturierten Daten exorbitant an. Dieses Datenvolumen wird durch die Volltextsuche nicht mehr beherrschbar. Organisatorisch gesehen sind isolierte Datenbereiche eines der Hauptmankos bei der strukturierten Datenaufbereitung der Enterprise Search. Dadurch wird die Informationsbeschaffung grundsätzlich erschwert. Die Verteilung einzelner Suchfunktionen kann somit keine Lösung der Problematik sein. Die wichtigsten Bestandteile einer unternehmensweiten Suchlösung besteht aus Sicht der Anwender darin, dass eine automatisierte Verschlagwortung (Tagging), also die automatisierte Generierung von Metadaten, als essentieller Hauptbestandteil einer profitablen Enterprise Search Lösung zu sehen ist.

Was ist nun als Empfehlung aus der Enterprise Search Studie abzuleiten?

Durch den Einsatz von modernen Suchtechnologien, wie einer Enterprise Search Software, erreichen Unternehmen eine wesentlich höhere Mitarbeiterzufriedenheit, da wichtige Informationen nicht in langen Suchvorgängen einzeln extrahiert werden müssen, sondern in einem kurzen Zeitraum gefunden werden.

Einzelne Suchfunktionalitäten in von einander isolierten Systemen müssen durch plattformübergreifende Suchtechnologien abgelöst werden.

Eine reine Volltextsuche reicht heutzutage nicht mehr aus, um der exorbitant wachsenden Anzahl an unstrukturierten Daten Herr zu werden. Daher muss bei der Auswahl einer professionellen Software zur Unternehmenssuche darauf geachtet werden, dass diese eine Anzahl von essentiell wichtigen Komponenten beinhaltet, wie ein leistungsstarkes Metadatenmanagment, eine automatische Generierung von Metadaten durch die Verschlagwortung (Tagging), die Möglichkeit einer modernen Textanalyseverfahren um contextsensitive Inhalte miteinander in Relation bringen zu können sowie qualitativ hochwertige linguistische Komponenten.

Die Enterprise Search Lösung, in Verbindung mit intelligenten Textanalysesystemen, kann als Katalysator dienen, um abteilungsübergreifend einzelne Informationspools aufzubrechen und somit den Weg für eine zentralisierte und strukturierte Datenaufbereitung ebnen.

Sehr wichtig bei der Einführung einer unternehmensweiten Enterprise Search Lösung ist, dass die vom jeweiligen Mitarbeiter abhängige Art der Suche berücksichtigt wird.  Die zu implementierende Software sollte der unterschiedlichen Vorgehensweise bei der Suche Rechnung tragen und berücksichtigen können, dass zum einen eine klassische Volltextsuche ermöglicht wird, jedoch auch eine Möglichkeit zur Filterung unterstützt wird, um Suchergebnisse entsprechend eingrenzen zu können.

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